Nic nie jest na zawsze. To prawda również w odniesieniu do umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, którą wspólnicy mogą w każdym czasie zmienić. Co prawda dobrze przygotowana i przemyślana umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością najpewniej wytrzyma próbę czasu, jednak prędzej czy później może powstać chociażby potrzeba podwyższenia lub obniżenia kapitału zakładowego, co powoduje że konieczna jest zmiana postanowień umowy.
Czego może dotyczyć zmiana?
Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, poza wspomnianymi już modyfikacjami w wysokości kapitału spółki, może dotyczyć jej każdego elementu – oczywiście w zakresie dopuszczalnym przez przepisy prawa i Kodeks spółek handlowych. Przykładowo wraz z rozwojem spółki może zostać ustanowiona rada nadzorcza jako nowy organ obok obligatoryjnego zarządu i zgromadzenia wspólników. Często zmiany dotyczą sposobu reprezentacji spółki lub określenia czynności, których dokonanie wymaga zgody zgromadzenia wspólników. Zmianie podlegają też obligatoryjne elementy umowy np. gdy zmienia się siedziba lub przedmiot działalności spółki.
W przypadku spółki założonej przez internet, w systemie S24, również można zmienić umowę spółki. W systemie informatycznym przygotowany jest wzorzec odpowiedniej uchwały. Jeżeli narzucone przez system szablony i rozwiązania nie są wystarczające, zmiany można dokonać przed notariuszem, przy czym wówczas spółka utraci swój „internetowy” status.
Uchwała dotycząca zmiany umowy spółki
O zmianie umowy spółki z o.o. decydują jej wspólnicy w drodze uchwały. Przepisy wymagają, aby uchwały dotyczące zmiany treści umowy spółki zapadały większością dwóch trzecich głosów. Istotna zmiana przedmiotu działalności spółki wymaga uzyskania większości trzech czwartych głosów. Co ważne, umowa spółki sama w sobie może stawiać surowsze warunki przyjęcia zmian, natomiast nie może w ogóle wyłączać możliwości jej modyfikowania.
Jeżeli treść umowy spółki nie precyzuje w jaki sposób liczyć wspomniane powyżej większości głosów, wówczas istotne będą głosy oddane (może się zatem okazać, że zmianę umowy spółki przeprowadzi nawet mniejsza grupa wspólników, o ile zgromadzenie będzie skutecznie zwołane i zdolne do podejmowania uchwał).
Trzeba pamiętać, że w pewnych sytuacjach poza uzyskaniem większości głosów, musi również zostać udzielona zgoda przez konkretnego wspólnika. Dotyczy to takich zmian umowy spółki, które dotykają osobiście danego wspólnika poprzez zwiększenie jego świadczeń lub uszczuplenie praw udziałowych bądź praw przyznanych osobiście.
W spółkach S24 techniczne ograniczenia systemu powodują, że zmiany muszą zostać zaakceptowane przez wszystkich wspólników.
Forma dokonania zmiany umowy spółki
Uchwały w zakresie zmiany umowy spółki muszą zostać umieszczone w protokole sporządzonym przez notariusza (tj. protokole w formie aktu notarialnego). W praktyce najczęściej notariusz odpowiada za protokołowanie całego zgromadzenia wspólników choć teoretycznie nie jest to niezbędne. Pomimo zastrzeżenia formy notarialnej dla zmiany umowy spółki, w przypadku potrzeby ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania na zgromadzeniu wspólników mającym za przedmiot wprowadzenie modyfikacji, wystarczy jeżeli dokument pełnomocnictwa zostanie sporządzony w zwykłej formie pisemnej.
W przypadku spółek S24 zmiany dokonywane są poprzez system s24 i wymagają wyłącznie odpowiedniego elektronicznego podpisania uchwały przez wszystkich wspólników, czyli bez potrzeby angażowania notariusza.
Czy zmiana kapitału to zawsze zmiana umowy spółki?
W umowie spółki mogą znaleźć się postanowienia powodujące, że nie zawsze zmiana kapitału zakładowego będzie oznaczała modyfikację tekstu umowy spółki.
Powyższe dotyczy najczęściej podwyższenia kapitału zakładowego. Wspólnicy mogą bowiem już w umowie spółki przewidzieć w jakim terminie i do jakiej kwoty podwyższenie kapitału zakładowego nie będzie stanowiło zmiany tego dokumentu.
Możliwe jest również zastrzeżenie tzw. automatycznego umorzenia udziału, do którego dochodzi w przypadku ziszczenia się określonego zdarzenia bez powzięcia uchwały zgromadzenia wspólników. Wówczas stosowną uchwałę podejmuje tylko zarząd spółki, który jest zobowiązany ją zarejestrować.
Kiedy jest skuteczna zmiana umowy spółki?
Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest skuteczna dopiero z chwilą wpisu do rejestru. Oznacza to, że nie wystarczy jedynie podjęcie odpowiednich uchwał i ich zaprotokołowanie przez notariusza. Aby zmiany w umowie spółki weszły w życie i mogły być stosowane, wymagane jest złożenie wniosku rejestrowego i jego pozytywne rozpoznanie przez sąd. Dla przykładu, w sytuacji gdy zmiana umowy spółki będzie dotyczyła np. uprzywilejowania określonych udziałów w zakresie prawa głosu albo dywidendy, czy też ustalenia nowych zasad reprezentacji spółki, będzie ona ważna i skuteczna dopiero gdy zostanie zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
Przy rejestrowaniu zmian bardzo pomocne może okazać się wsparcie profesjonalnego pełnomocnika np. radcy prawnego, który na podstawie udzielonego przez zarząd umocowania może samodzielnie złożyć wniosek i uwierzytelnić załączone do niego dokumenty, bez konieczności przesyłania oryginałów do sądu.
Termin zgłoszenia zmian do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
Wniosek o zarejestrowanie zmiany umowy w Krajowym Rejestrze sądowym należy złożyć w terminie 6 miesięcy od momentu powzięcia i zaprotokołowania stosownych uchwał. W przypadku gdy termin na złożenie wniosku rejestrowego nie zostanie dochowany lub też gdy sąd prawomocnie odmówi zarejestrowania zmiany, wszelkie modyfikacje umowy spółki będą bezskuteczne.
Przykładowo, gdyby w terminie 6 miesięcy nie zgłoszono podwyższenia kapitału zakładowego stanowiącego zmianę umowy spółki, nie odniosłoby ono żadnego rezultatu. Tym samym chcąc mimo wszystko przeprowadzić takie podwyższenie, należałoby powtórzyć wszystkie czynności, gdyż nie ma możliwości powoływania się na poprzednio podjęte, zaprotokołowane a niezgłoszone w terminie uchwały.
Trzeba przy tym pamiętać, że każda zmiana umowy spółki S24 musi być zgłoszona szybciej – w terminie 7 dni od momentu powzięcia uchwały zmieniającej umowę spółki.
Dokonanie zmiany zostanie ogłoszone w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Czy zmianę umowy spółki z o.o. trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?
Kiedyś, po zarejestrowaniu zmiany w umowie spółki, zarząd musiał w ciągu dwóch tygodni złożyć we właściwym urzędzie skarbowym poświadczony przez siebie odpis jednolitego tekstu umowy spółki z o.o. ze wskazaniem sądu, w którym zmiana została zarejestrowana, oraz daty i numeru rejestracji. Od 1 grudnia 2014 r. nie obowiązuje już jednak przepis nakładający ten obowiązek (choć jeszcze do 29 kwietnia 2018 r. odwoływał się do niego przepis wskazujący na dodatkowe obowiązki przy dokonywaniu zmian w umowie spółki). Oznacza to, że obecnie zmiana nie musi być dodatkowo zgłaszana do urzędu skarbowego.
Procedura zmiany umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Proces zmiany umowy spółki warto zaplanować i skonsultować z prawnikiem. Prawnik może również pomóc wspólnikom spółki w ustaleniu zakresu zmian i ich treści w zależności od efektu jaki ma zostać osiągnięty Ponadto. pomimo pozornej prostoty całego procesu, niezbędne jest dopilnowanie wszystkich szczegółów, których pominięcie może doprowadzić do niepotrzebnego wydłużenia procesu rejestracji a w skrajnych przypadkach nawet do odmowy wpisu.
Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej w sprawach z zakresu spółek handlowych, zadzwoń pod numer 61 852 26 10 lub napisz e-mail na adres jj@jarzpartner.pl i umów się na pierwszą konsultację w Kancelarii Prawnej Jarzyński & Wspólnicy.
Skontaktuj się ze mną
