Spółki prawa handlowego, w których prowadzone są księgi rachunkowe, muszą co roku sporządzać i zatwierdzać sprawozdanie finansowe. Obejmuje ono tzw. rok obrotowy, który w większości przypadków pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Ważne terminy na wykonanie tych czynności wyznacza ustawa o rachunkowości.
Kto powinien sporządzić sprawozdanie finansowe?
Za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego odpowiada kierownik danej jednostki. W przypadku spółek kapitałowych jest to po prostu zarząd. Sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki. Zgodnie z przepisami, jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy np. zarząd, wówczas sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie. Alternatywnie podpis może złożyć co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu, o ile pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu złożą oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, lub też odmówią złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego.
Do kiedy należy przygotować sprawozdanie?
Sprawozdanie finansowe powinno być przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, czyli od ostatniego dnia kończącego rok obrotowy. Najczęściej w spółkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dniem bilansowym jest 31 grudnia każdego roku. W takim przypadku sprawozdanie finansowe powinno być przygotowane do 31 marca każdego roku za rok poprzedni.
Do kiedy należy zatwierdzić sprawozdanie finansowe?
Termin zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego wynosi 6 miesięcy od dnia bilansowego – kończącego rok obrotowy. Oznacza to, że w przypadku większości spółek sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone najpóźniej do dnia 30 czerwca każdego roku za rok poprzedni.
Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
Obowiązek zatwierdzenia spoczywa na organie zatwierdzającym. Ustawa definiuje go jako organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. W przypadku spółki osobowej, z wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej, oraz spółki cywilnej przez organ zatwierdzający ustawa rozumie wspólników spółki.
Na przykładzie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, a zatem w najbardziej typowej sytuacji, oznacza to konieczność zwołania Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników do 30 czerwca danego roku i podjęcia uchwał w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania.
Kontynuacja artykułu pod formularzem. ↓
Oddzwaniamy w dni robocze w godzinach 9:00 - 17:00.
Termin publikacji sprawozdania finansowego
Sprawozdania finansowe podlegają publikacji. W przypadku spółek prawa handlowego jest to proces darmowy i polega na złożeniu rocznego sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych prowadzonego przez Krajowy Rejestr Sądowy. Wszystko odbywa się elektronicznie.
Do sprawozdania należy również dołączyć sprawozdanie z badania przez biegłego rewidenta, jeżeli zostało ono wykonane, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Dodatkowo znaczna część spółek musi dołączać sprawozdanie z działalności jednostki, które powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń. Ustawa zawiera otwarty katalog zagadnień, które powinny zostać przedstawione w takim sprawozdaniu.
Publikacja powinna nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Oznacza to, że termin na wykonanie tej czynności jest inny dla każdego podmiotu. W standardowej sytuacji, przy założeniu podjęcia uchwały w ostatnim dniu terminu, ostateczny termin na złożenie sprawozdania finansowego upływa 15 lipca każdego roku.
Obliczanie terminów w ustawie o rachunkowości
Niestety ustawa o rachunkowości nie precyzuje jak powinno się obliczać wskazane w niej terminy. W praktyce występują na tym tle pewne wątpliwości, szczególnie w sytuacji, gdy koniec terminu przypada na sobotę albo niedzielę lub inny dzień ustawowo wolny od pracy. Przyjmuje się jednak – co potwierdzało też w swoich komunikatach Ministerstwo Finansów – że do terminów wskazanych w ustawie o rachunkowości nie stosuje się reguł wynikających chociażby z Kodeksu postępowania administracyjnego. Oznacza to, że we wspomnianym przypadku terminy nie ulegają przesunięciu na kolejny dzień, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.
Odpowiedzialność za naruszenie terminów sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego
Sprawozdania finansowe sporządzają podmioty prowadzące pełną księgowość. Obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego nie powinno się lekceważyć. Brak lub nieterminowe podjęcie odpowiednich czynności może wiązać się z konsekwencjami.
W spółkach odpowiedzialność przede wszystkim spada na wspólników (spółek osobowych) lub członków zarządu (spółek kapitałowych). Sama ustawa o rachunkowości przewiduje odpowiedzialność karną za niewykonanie obowiązków, w tym zakresie. W skrajnych przypadkach może być nawet mowa o zagrożeniu karą pozbawienia wolności.
Osobną podstawą pociągnięcia do odpowiedzialności mogą być przepisy Kodeksu karnego skarbowego. Przewidziano w nich karę grzywny za wykroczenie polegające na niedopełnieniu obowiązku przekazania sprawozdania finansowego właściwemu organowi podatkowemu.
Brak opublikowania sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym może również doprowadzić do tzw. postępowania przymuszającego. Sąd, który zauważy brak, może zobowiązać do złożenia sprawozdania finansowego do KRS pod rygorem nałożenia grzywny. Zignorowanie wezwania może nawet doprowadzić do wykreślenia podmiotu z Krajowego Rejestru Sądowego. Dotyczy to tych sytuacji, gdy nie złożono sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe.
Jak widać sprawozdanie finansowe to dokument szczególny a osoby kierujące spółkami powinny pilnować terminów związanych z jego sporządzeniem, zatwierdzeniem i ogłoszeniem.
Jeżeli potrzebujesz pomocy w bieżących sprawach dotyczących spółek, zadzwoń pod numer telefonu 61 855 22 22 i umów się na pierwszą konsultację w Kancelarii Prawnej Jarzyński & Wspólnicy.
Twoje dane osobowe bedą przetwarzane przez Kancelarię Prawną Jarzyński & Wspólnicy Sp.k. w celu obsługi przesłanego zapytania.
