Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie spółki zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku będą zobowiązane do posiadania adresu do e-doręczeń. Jest to wynik wejścia w życie przepisów mających na celu usprawnienie komunikacji między przedsiębiorstwami a organami administracji publicznej. Adres do e-doręczeń umożliwia odbieranie i wysyłanie korespondencji w postaci elektronicznej, zachowując przy tym pełną moc prawną dokumentów.
Nowe „stare” przepisy
Ustawa o doręczeniach elektronicznych została uchwalona 18 listopada 2020 roku. Można zatem powiedzieć, że przepisy te nie są żadną nowością. Niestety wdrożenie i wprowadzenie obowiązku korzystania z e-doręczeń przesuwano w czasie. Aktualizacja obowiązku dla większości podmiotów niepublicznych wpisanych do KRS wynika z komunikatu Ministra Cyfryzacji, który określił termin wdrożenia na dzień 1 stycznia 2025 roku. Zgodnie z właściwymi przepisami obowiązek posiadania i stosowania adresu do doręczeń elektronicznych obejmuje:
- już od 1 stycznia 2025 roku wszystkie spółki, które rejestrują się w KRS od początku 2025 roku;
- od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie spółki zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku.
Co zrobić, aby wdrożyć e-doręczenia?
Jeżeli spółka wpisana do KRS przed 1 stycznia 2025 roku nie ma jeszcze adresu do e-doręczeń, jej zarząd powinien jak najszybciej złożyć wniosek o utworzenie adresu. Przy zakładaniu skrzynki spółka może być też reprezentowana przez pełnomocnika. Termin wykonania obowiązku i złożenia wniosku o adres dla „starych” podmiotów upływa z dniem 31 marca 2025 roku.
Każdy podmiot może utworzyć darmową skrzynkę do e-doręczeń, która będzie prowadzona przez Pocztę Polską jako dostawcę wyznaczonego. Możliwe jest też skorzystanie z dostawców komercyjnych, niemniej rynek tych usług wciąż się kształtuje, a znaczenie doręczeń dla pewności obrotu wymaga dużej ostrożności.
Ważne, aby nie czekać z realizacją obowiązku do ostatniej chwili. Utworzone adresy będą wpisywane do bazy adresów elektronicznych a stamtąd automatycznie przekazywane do KRS. Można spodziewać się, że pod koniec marca 2025 roku z uwagi na dużą ilość wniosków, mogą wystąpić problemu z dostępnością usługi, czego niejednokrotnie doświadczaliśmy w przeszłości przy okazji wdrażania innych publicznych rozwiązań informatycznych.
Korzyści z posiadania adresu do e-doręczeń
Wdrożenie obowiązku stosowania adresów do e-doręczeń, choć nie jest pozbawione obaw, ogólnie oceniamy jako pozytywny kierunek. Posiadanie adresu do e-doręczeń niesie ze sobą szereg korzyści:
- Szybsza komunikacja – korespondencja jest doręczana natychmiastowo – od razu wiemy, czy dotarła do adresata.
- Oszczędność kosztów – redukowane są wydatki na przesyłki pocztowe, materiały biurowe, obsługę administracyjną.
- Bezpieczeństwo – poufność i integralność przesyłanych dokumentów dzięki szyfrowaniu.
- Dostępność – możliwość odbioru korespondencji w każdym miejscu z dostępem do Internetu.
- Elastyczność – łatwość zarządzania osobami uprawnionymi do odbioru korespondencji.
- Ekologia – zmniejszenie ilości dokumentów papierowych, skrócenie do maksimum procesu doręczenia przesyłki i przez to zmniejszenie obciążenia dla środowiska.
Kontynuacja artykułu pod formularzem. ↓
Oddzwaniamy w dni robocze w godzinach 9:00 - 17:00.
Konsekwencje niewykonania obowiązku
Ustawa o doręczeniach elektronicznych nakłada obowiązek utworzenia adresu do e-doręczeń, ale przepisy w zasadzie nie wskazują żadnych konkretnych konsekwencji niewykonania tego obowiązku. Brak adresu do e-doręczeń może mieć różne skutki, w zależności od procedury, w ramach której będzie miało nastąpić doręczenie.
Na ten moment na pewno można przyjąć, że brak adresu do e-doręczeń może spowodować, że nie zostaną doręczone ważne dokumenty albo wręcz zostaną uznane za doręczone. Szczególnie ta ostatnia sytuacja jest groźna, bo może oznaczać brak wiedzy o upływie terminu na wykonanie jakiegoś obowiązku lub na skorzystanie z przysługujących stronie środków ochrony prawnej. Trudno wyobrazić sobie wówczas tłumaczenie, że brak wiedzy wynikał z braku posiadania adresu do e-doręczeń, skoro ustawodawca wskazał, że każda spółka powinna mieć adres do e-doręczeń.
Rozwój e-doręczeń
Urzędy administracji już teraz zaczęły wysłać korespondencję poprzez e-doręczenia na adresy ujawnione w bazie adresów elektronicznych. Z pewnością w najbliższych miesiącach tendencja w tym zakresie będzie wzrostowa. Być może w niedługim czasie tradycyjne przesyłki polecone będą wykorzystywane już tylko dla dokumentów, które z uwagi na swoją objętość lub inne właściwości nie mogą być doręczone elektronicznie.
Jeżeli potrzebujesz pomocy w bieżących sprawach dotyczących spółek, zadzwoń pod numer telefonu 61 852 26 10 lub napisz e-mail na adres: jj@jarzpartner.pl i umów się na konsultację w Kancelarii Prawnej Jarzyński & Wspólnicy.
Twoje dane osobowe bedą przetwarzane przez Kancelarię Prawną Jarzyński & Wspólnicy Sp.k. w celu obsługi przesłanego zapytania.
