Spółkę jawną, spółkę komandytową, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością oraz prostą spółkę akcyjną można założyć na dwa sposoby: drogą „tradycyjną” albo przez Internet, korzystając z systemu S24 prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości. W tym wpisie omówimy bliżej proces zakładania spółki z o.o.
Jakie spółki handlowe można założyć przez Internet?
Aktualnie za pośrednictwem portalu internetowego S24 można zarejestrować następujące spółki handlowe:
- spółkę jawną;
- spółkę komandytową;
- spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością;
- prostą spółkę akcyjną.
Założenie konta w systemie S24
Rejestrację w systemie S24 zaczyna się od założenia konta użytkownika oraz stworzenia profilu przedsiębiorstwa. Dobrą praktyką jest, aby aktywne konto posiadał każdy wspólnik podpisujący umowę spółki oraz każdy członek zarządu. Umożliwia to udostępnienie przedsiębiorstwa i podpisanie dokumentów ze swojego profilu, również zdalnie. Wszelkie informacje dotyczące procesu rejestracji spółki będą doręczane na konto na portalu S24 (np. informacja z sądu o nadaniu sygnatury sprawy).
Przed przystąpieniem do wypełniania formularzy w portalu internetowym S24, warto przygotować następujące dane i informacje:
- firma spółki;
- dane adresowe spółki;
- listę wspólników, członków organów oraz ich dane osobowe;
- właściwy sąd rejestrowy (według siedziby spółki);
- przedmiot działalności spółki (określony zgodnie z kodami Polskiej Klasyfikacji Działalności – PKD).
W portalu można znaleźć szablony dokumentów i wniosków potrzebnych do rejestracji spółki. Jeżeli brakuje odpowiedniego wzoru dokumentu, możliwe jest dodanie dokumentu zewnętrznego np. w postaci pliku PDF.
Dokumenty można podpisać przy użyciu:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
- podpisu za pomocą profilu zaufanego ePUAP;
- podpisu osobistego (w dowodzie osobistym).
Podpisane dokumenty można pobrać z portalu internetowego S24 i zapisać na komputerze.
Umowa spółki z o.o.
Utworzenie spółki wymaga sformułowania dokumentu, na którego podstawie będzie ona działać w obrocie – tj. sporządzenie umowy spółki. Zapisy wzorca umowy spółki udostępnionego w systemie są dość proste i można je modyfikować tylko w niewielkim zakresie. Może to być zatem dobra forma dla wspólników, którzy nie wymagają rozwiązań dostosowanych do szczególnych potrzeb. Umowę spółki podpisują wspólnicy.
We wzorcu umowy wybranej spółki znajdują się postanowienia takie jak: przedmiot działalności spółki, dane wspólników, wysokość wkładów, czas trwania spółki, podział zysków i strat, tryb zmiany umowy spółki czy reprezentacja spółki.
Umowa spółki zostaje zawarta po wprowadzeniu na portalu internetowym wszystkich danych koniecznych do jej sporządzenia i z chwilą opatrzenia jej podpisami elektronicznymi wspólników.
Złożenie wniosku o rejestrację spółki z o.o. online
Do rejestracji spółki konieczne jest dodanie odpowiednich załączników. Część dokumentów jest przygotowanych w formie szablonów w systemie, ale niektóre trzeba wytworzyć samodzielnie np. oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu Ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.
Po zawarciu umowy i przygotowaniu załączników konieczna jest rejestracja spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Wniosek o rejestrację spółki w KRS można złożyć przez system S24.
Złożenie wniosku przez portal polega na wypełnieniu formularza dostępnego w systemie. Załącznikami do wniosku są podpisana wcześniej umowa spółki wraz z innymi niezbędnymi dokumentami. Opłacony wniosek o rejestrację spółki zostanie automatycznie przesłany do wybranego sądu rejestrowego. Wniosek o wpis spółki, sąd rejestrowy rozpoznaje w terminie jednego dnia od daty jego wpływu .
Koszty rejestracji spółki w systemie s24
Koszty rejestracji spółki na portalu internetowym S24 są następujące:
- opłata od wniosku o zarejestrowanie spółki w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego – 250 zł;
- opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – 100 zł;
- ewentualna opłata manipulacyjna pobierana przez operatora płatności.
Koszty związane z rejestracją spółki w KRS przez portal opłaca się online za pomocą systemu płatności elektronicznych.
O czym należy pamiętać po zarejestrowaniu spółki online?
Po założeniu spółki i jej rejestracji w KRS przez portal S24 należy pamiętać o dochowaniu pozostałych formalności takich jak:
- złożenie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę spółki deklaracji PCC-3 w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego;
- złożenie zgłoszenia NIP-8 w terminie 21 dni;
- złożenie wniosku o rejestrację jako podatnika VAT (jeżeli spółka chce lub musi rozliczać VAT);
- złożenie przez zarząd spółki oświadczenia o pokryciu w całości kapitału zakładowego do sądu rejestrowego w terminie 7 dni od dnia wpisu spółki do rejestru, jeżeli nie zostało ono dołączone do zgłoszenia spółki;
- zgłoszenie informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych spółki do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.
Nowo utworzonej spółce automatycznie nadaje się numer REGON i NIP. Informację o ich nadaniu w przypadku spółki utworzonej przez Internet otrzymuje się w formie powiadomienia na portalu S24.
Zalety i wady założenia spółki handlowej przez Internet
Niewątpliwie do zalet założenia spółki przez Internet należy zaliczyć oszczędność czasu. Proces zawierania umowy spółki nie jest skomplikowany. Portal internetowy S24 oferuje standardowe dokumenty, które wystarczy uzupełnić bez ich tworzenia od początku. Wszystkie formalności załatwisz przez Internet i unikniesz konieczności zawarcia umowy spółki w szczególnej formie. Wniosek możemy złożyć w dowolnym czasie (w terminie 7 dni od podpisania umowy spółki), a sąd rejestrowy rozpoznaje go co do zasady w ciągu jednego dnia od daty wpływu. Dużą zaletą jest również niższa opłata sądowa od wniosku o wpis do KRS.
Rozwiązanie to ma również wady. Wzorce umów spółek dostępne na portalu internetowym S24 zawierają standardowe zapisy, stąd nie zawsze da się je zastosować do indywidulanych potrzeb wspólników. Nie mamy więc pełnego wpływu na kształt umowy danej spółki. Przy elektronicznym zakładaniu spółki rok obrotowy będzie równy kalendarzowemu. W trakcie tworzenia dokumentów i przechodzenia krok po kroku przez proces rejestracji mogą też pojawić się mniej oczywiste problemy, które np. spowodują przedłużenie procesu rejestracji.
Jeżeli potrzebujesz pomocy przy założeniu spółki, sporządzeniu umowy spółki lub złożeniu wniosku do sądu rejestrowego, zadzwoń pod numer telefonu 61 852 26 10 lub napisz e-mail na adres: jj@jarzpartner.pl i umów się na pierwszą konsultację w Kancelarii Prawnej Jarzyński & Wspólnicy.
Skontaktuj się ze mną
